SGA: funcionalidades y beneficios

 

 

Sistema de Gestión de Almacenes o SGA es un software enfocado a optimizar, controlar y mejorar todas las operaciones que se llevan a cabo en los almacenes o centros logísticos de una empresa, gracias a sus funcionalidades y beneficios.

 

Cada vez más, las empresas diversifican sus canales de distribución, convergiendo entre el mundo online y físico, con negocio B2B, compaginado con ventas directas vía eCommerce o Marketplace. Todo ello obliga a ser más flexibles y fiables en toda la gestión del almacén, disponibilidad de stocks, formas de envío, etc.

 

Toda esta complejidad logística y de operaciones, hace que las empresas vean la necesidad de invertir en un software específico para la gestión de sus almacenes con el objetivo de ser más competitivos, ágiles y eficientes, aprovechando todas las funcionalidades y beneficios que aporta un SGA.

 

SGA: Funcionalidades principales

 

 

 

Entrada de pedidos o mercancías

 

En función del origen y como nos llega la entrada de mercancía nos podemos encontrar:

• Entrada paletizada: el SGA nos indica donde colocar el palet.
• Entrada sin paletizar: el SGA nos indica donde ubicar cada producto.
• Devoluciones: las devoluciones pueden ser de un pedido completo o parcial.
• Gestión del muelle de entrada a través del TMS.

 

Salida de pedidos o mercancías

 

En función de la naturaleza del pedido nos podemos encontrar:

• Multitud de pedidos, con solo 1 o 2 productos, como en el caso del eCommerce a B2C. Su preparación suele ser de forma individual en cajas pequeñas.
• Grandes pedidos con multitud de líneas de productos distintos, por ejemplo, cuando comercializamos con distribuidores B2B, normalmente se sirven en palets o se realizan cargas completas de camiones.

 

Cuando hablamos de salida de pedido, toma más relevancia la gestión de las agencias de transportes, ya que, en función del tipo de carga, destino, urgencia, etc., trabajamos con una agencia u otra, además se debe llevar un control de la ruta hasta que es entregado al destinatario. En este punto, tener un SGA que incorpore un TMS (sistema de gestión de transportes), facilita, agiliza y optimiza este proceso.

 

En la preparación de pedidos, otro punto relevante que ayuda a optimizar los tiempos es la integración del método de packing en el mismo proceso de picking, haciendo que el operario pueda realizar la tarea de forma más automática y ágil.

 

Funcionalidades de gestión de las ubicaciones en un SGA

 

Ya sea para colocar o extraer producto del almacén, el SGA debe ir enfocado a optimizar estas tareas con la ayuda de un buen mapa de almacén, con la PDA guiarnos para encontrar la ubicación. Datos que nos debe facilitar el sistema como:

• Centro logístico o almacén
• Planta
• Pasillo
• Altura

 

También se suele incluir la gestión del muelle, ya sea de carga o descarga. Pudiendo a través de un TMS, asignar la mejor opción de muelle.

 

Funcionalidades en la gestión de producto e identificación en un SGA

 

Para poder optimizar recursos y agilizar procesos con un alto grado de automatización, es fundamental el correcto registro y etiquetado de los productos con la ayuda de los códigos de barras para que los lectores de éstos puedan hacer una buena identificación del producto.

 

Veamos algunos ejemplos de tipología de productos:

• Lotes o fechas de caducidad, en caso de productos de alimentación.
• Productos del sector textil y moda, con modelo, talla y color.
• Mercancías peligrosas y sus protocolos.
• IMEI para producto que llevan tarjetas SIM.
• Productos congelados, con control de temperatura.

 

SGA Funcionalidades y beneficios de un Sistema de gestión de transportes (TMS)

 

Como ya hemos comentado anteriormente, dentro de la optimización de los circuitos logísticos una gestión óptima y eficiente del transporte es fundamental.

 

Ya lo hemos ido nombrando, pero añadimos algunos puntos:

• Operaciones triangulares.
• Bróker transporte.
• Documentación.
• POD (Proof of delivery).
• Manifiestos de carga por grupaje.
• Agencias de transportes.

 

 

Funcionalidades de Dashboard KPI’s en el SGA

 

Con la implantación de un SGA podemos crear cuadros de mando, métricas y/o ratios que realmente nos ayuden a saber en qué punto estamos y todo lo que debemos mejorar para alinearnos con los objetivos de la empresa.

 

Para ello, es importante que el SGA sea lo bastante versátil e intuitivo para que el usuario pueda personalizarse o crear de forma ágil y sencilla, todos los informes o reports que necesite evaluar de forma dinámica y con datos en tiempo real.

 

A continuación, definimos algunos KPI’s logísticos de interés.

• Tiempos de preparación de los pedidos.
• Ratios de número de pedidos.
• Rotación y gestión de los recursos.
• Costes de las agencias de transportes.
• Gestión del personal de almacén.
• Etc.

 

Todas estas métricas nos ayudarán a anticipar problemas, llevar un óptimo dimensionamiento de los almacenes y acertar en las decisiones para mejorar beneficios reduciendo costes.

 

 

SGA: Beneficios

 

La implantación de un SGA debe aportarnos unos beneficios y mejoras en toda la gestión que hacemos de los almacenes.

 

A continuación, nombramos algunos de estos beneficios:

 

 

Digitalización

 

En un SGA, las funcionalidades y beneficios deben minimizar el uso del papel, hacer que todas las tareas, procesos o circuitos se gestionen en entornos digitales y con integración entre ellos (por ejemplo, entre el SGA y el ERP, etc.), esto nos ayudará a reducir tiempos de trabajo y a tener un mejor control de la documentación y procesos de aprobación, entre otras cosas.

 

Automatización

 

Estudiar bien las tareas, procesos o circuitos que realizamos para crear metodologías de trabajo que podamos informatizar y por tanto automatizar, en este punto ahorraremos en recursos y tiempos.

 

Productividad

 

Cuando aplicamos la digitalización unida a la automatización, la productividad mejora sustancialmente, ya que hemos simplificado las tareas y minimizado los tiempos.

 

Optimización

 

Hemos simplificado nuestra operativa haciendo que todos los procesos sean más eficientes y eficaces, lo hacemos todo más rápido y con menos recursos.

 

Escalabilidad

 

Un SGA debe permitir de forma ágil:

• Poder incorporar centros logísticos, almacenes, etc.
• Crear o incorporar nuevas líneas de negocios a la empresa.
• Adquisición de nuevas empresas o abrir nuevas sedes.

 

En definitiva, en un SGA, sus funcionalidades y beneficios deben adaptarse a las estrategias de negocio de una empresa sin ser un factor delimitante, sino todo lo contrario, ser un facilitador de la estrategia.

 

 

Conclusiones: SGA funcionalidades y beneficios

 

 

Un SGA es un sistema de gestión de almacenes que debe ayudar a las empresas a ganar en efectividad, productividad, optimización y adaptabilidad para asumir los nuevos retos del mercado, aportando flexibilidad y dinamismo.

 

 

En este artículo de SGA funcionalidades y beneficios, hemos querido hablarte de los puntos imprescindibles que debe tener un SGA desde nuestro punto de vista, pero si quieres conocer mucho más, te recomendamos que descubras Alier SGA nuestro software de gestión de almacenes.

 

 

¡Esperamos haberte ayudado!

 

Muchas gracias.